Una secretaria virtual para empresas es un servicio externo que atiende las llamadas, gestiona la correspondencia y resuelve tareas administrativas básicas sin ocupar un puesto en tu oficina. En CN parte de 45 euros al mes sin IVA, y quien contesta es una persona del equipo de recepción, no un sistema automático.
Lo esencial
- Qué cubre: atención telefónica con el nombre de tu empresa, recepción y aviso de correspondencia, y apoyo administrativo puntual.
- Precio: desde 45 euros al mes sin IVA. El plan que suma teléfono y dirección cuesta 85 euros al mes.
- Horario: de lunes a viernes de 08:00 a 20:00, en español y en inglés.
- Sin permanencia ni cuota de alta.
- Ojo al comparar: hay ofertas desde 10 euros al mes que no incluyen atención telefónica en directo. Conviene mirar qué entra en cada cuota.
¿Qué es una secretaria virtual para empresas?
Una secretaria virtual para empresas es un servicio externo que asume las tareas de recepción de un negocio sin estar físicamente en él. Atiende el teléfono con el nombre de la empresa, recoge y registra la correspondencia, filtra lo que no es relevante y traslada lo que sí. Se contrata por cuota mensual y no genera relación laboral.
La diferencia con una asistente virtual freelance está en el alcance. Una asistente suele trabajar por horas y encargarse de agenda, viajes o documentos concretos. Una secretaria virtual de centro de negocios cubre la función de recepción de forma continua, en un horario fijo y con respaldo de equipo, así que no desaparece cuando esa persona se pone enferma.
¿Qué incluye el servicio?
| Servicio | Qué resuelve | Precio al mes |
|---|---|---|
| Atención personalizada de llamadas | Una persona contesta con el nombre de tu empresa, filtra y toma recado | 45 € |
| Chat online atendido | Lo mismo para las visitas de tu web | 59 € |
| Oficina Virtual Mini | Teléfono atendido más dirección, domiciliación y recepción de correo | 85 € |
| Reenvío de correspondencia | Te mandamos a otra dirección lo que llegue | 15 € |
| Soporte administrativo | Tareas puntuales que no entran en la cuota | 20 € la hora |
Tarifas sin IVA, publicadas en la página de servicio de oficina virtual. La atención telefónica incluye hasta 50 llamadas atendidas al mes; a partir de ahí son 0,50 euros por llamada atendida.
¿Cuánto cuesta una secretaria virtual?
El rango del mercado español va de unos 10 a unos 150 euros al mes, y esa horquilla tan amplia se explica por lo que incluye cada cuota. Las tarifas más bajas suelen cubrir solo una dirección postal o un buzón de voz, sin que nadie atienda en directo.
En CN la referencia es esta: 45 euros al mes si solo quieres el teléfono atendido, 85 euros si además quieres dirección profesional para domiciliar la empresa. Sin permanencia y sin cuota de alta.
Antes de comparar precios conviene preguntar tres cosas: si contesta una persona o una máquina, cuántas llamadas entran en la cuota y en qué horario. Con esas tres respuestas, dos ofertas que parecían iguales dejan de parecerlo.
¿Para qué tipo de empresa encaja?
- Pymes de menos de diez personas donde nadie tiene la recepción como función y el teléfono lo coge quien puede.
- Despachos profesionales que necesitan filtrar llamadas comerciales sin perder las de clientes.
- Empresas en remoto sin oficina física pero con clientes que esperan un número fijo y una dirección.
- Negocios en arranque que quieren imagen de empresa establecida antes de tener plantilla.
- Filiales de empresas extranjeras que necesitan atención en español desde el primer día.
Si tu volumen de llamadas es alto y requieren conocimiento técnico del producto, el servicio se queda corto: ahí hace falta atención al cliente propia.
Secretaria virtual, asistente virtual y centralita: cuál es cuál
| Servicio | Quién está detrás | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Secretaria virtual | Equipo de recepción de un centro de negocios | Atender el teléfono, la correspondencia y las visitas |
| Asistente virtual | Profesional freelance, normalmente por horas | Agenda, documentos, gestiones puntuales |
| Centralita virtual | Software de telefonía | Enrutar llamadas y repartir extensiones. Nadie contesta |
| Contestador | Nada | Grabar un mensaje que casi nadie deja |
Los tres primeros se combinan bien. El error habitual es contratar una centralita esperando que resuelva el problema de que no hay nadie para coger el teléfono, y eso una centralita no lo hace.
¿Cómo se pone en marcha?
- Defines cómo quieres que atiendan: el saludo, qué información se puede dar y qué llamadas se te pasan al momento.
- Desvías tu número actual a la sede, o usas el que te asignamos.
- Empiezas a recibir los recados por correo o por el canal que prefieras.
- Si contratas también la dirección, firmas el contrato de domiciliación y ya puedes usarla en facturas y registros.
El alta se tramita en cuanto envías los datos. Si vas a usar además la dirección como domicilio social, el detalle del trámite está en la guía de domiciliación social y de sociedades.
Qué mirar en la letra pequeña
Las ofertas de secretaría virtual se parecen mucho en el anuncio y bastante poco en lo que entregan. Estos son los cinco puntos donde suelen estar las diferencias:
| Punto | Por qué importa |
|---|---|
| Si atiende una persona o un buzón | Es la diferencia entre el servicio y una grabación. Muchas tarifas bajas son buzón |
| Número de llamadas incluidas | Una cuota barata con 20 llamadas sale cara si recibes 60 |
| Horario real de cobertura | Media jornada deja fuera la franja de tarde, que es cuando llaman los particulares |
| Idiomas | Decide si puedes atender a clientes extranjeros o los pierdes |
| Permanencia y cuota de alta | Un servicio que funciona no necesita atarte doce meses |
Con esos cinco datos delante, comparar dos presupuestos deja de ser comparar dos cifras.
Qué tareas se pueden delegar y cuáles no
La expectativa realista evita disgustos. Una secretaria virtual de centro de negocios cubre bien la capa de recepción, y no está pensada para sustituir a una administrativa que conoce tu operativa.
- Se delega bien: atender y filtrar llamadas, tomar recados, recibir y registrar correo y paquetería, avisar de notificaciones, dar información básica y estable sobre tu negocio, recibir a una visita en la sede.
- Se delega con matices: tareas administrativas puntuales como preparar un envío o cotejar un listado, que en CN se facturan aparte a 20 euros la hora.
- No se delega: facturación, acceso a tus sistemas, gestión de cobros, soporte técnico de tu producto o cualquier cosa que exija conocer tu operativa por dentro.
La frontera es sencilla de recordar: todo lo que ocurre en el primer contacto se puede externalizar, y todo lo que requiere contexto de tu negocio, no.
El detalle que marca la diferencia: quién descuelga
En CN quien atiende es el equipo de recepción de una sede real, con actividad diaria, no un centro de llamadas deslocalizado. Esa persona sabe que tu empresa tiene la dirección allí, recoge tu correo y firma tus certificados. Es la misma que atenderá a tu cliente si algún día va a verte a la sala de reuniones.
Eso tiene una consecuencia práctica: cuando alguien llama preguntando si estáis en Madrid, en Sevilla o en Málaga, la respuesta es sí, y hay una dirección concreta detrás. Puedes ver las sedes en la oficina virtual en Sevilla y en la oficina virtual en Málaga, y el detalle del servicio completo en cómo funciona una oficina virtual.
Tres situaciones donde el servicio se paga solo
El cálculo de si compensa no se hace por el precio, sino por lo que cuesta no tenerlo. Estos son los tres escenarios en los que la cuenta sale sin discusión.
Empresa de servicios con presupuestos a medida
Cada llamada entrante es una petición de presupuesto. Si el ticket medio son varios cientos de euros, basta con recuperar una llamada al mes para cubrir el año entero de servicio. Y quien pide presupuesto rara vez insiste: llama a dos o tres proveedores y se queda con el primero que responde.
Negocio que invierte en publicidad
Si estás pagando por aparecer en buscadores o en redes, cada llamada perdida es presupuesto ya gastado que no llega a convertir. Aquí el servicio no es un coste añadido, es lo que evita tirar parte de lo que ya inviertes.
Profesional que trabaja de cara al cliente
Consultas, obras, visitas comerciales. Coger el teléfono delante de un cliente queda mal, y no cogerlo cuesta oportunidades. La atención externa resuelve las dos cosas a la vez.
Cómo convive con tu forma de trabajar hoy
La duda razonable es si esto obliga a cambiar de número, de operador o de rutinas. No hace falta.
- Conservas tu número. Se desvían las llamadas a la sede en las franjas que decidas, y el número que ven tus clientes sigue siendo el tuyo.
- Decides cuándo se desvía. Todo el día, solo cuando comunicas, solo fuera de una franja concreta. Es configurable desde tu operador.
- No cambias de operador. El servicio es independiente de quién te dé la línea.
- Recibes los recados donde quieras. Correo electrónico normalmente, aunque se puede acordar otro canal.
En la práctica, la puesta en marcha son dos conversaciones: una para definir cómo se atiende y otra a las dos semanas para ajustar lo que se haya visto.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una secretaria virtual para empresas?
Es un servicio externo que asume las tareas de recepción de un negocio sin ocupar un puesto en su oficina: atiende el teléfono con el nombre de la empresa, recibe y registra la correspondencia y traslada los recados. Se contrata por cuota mensual y no genera relación laboral.
¿Cuánto cuesta una secretaria virtual para empresas?
En CN, desde 45 euros al mes sin IVA por la atención telefónica, y 85 euros al mes si se combina con dirección comercial y domiciliación. En el mercado español el rango va de 10 a 150 euros, y la diferencia está en si alguien atiende en directo o no.
¿Qué diferencia hay entre secretaria virtual y asistente virtual?
La secretaria virtual cubre la función de recepción de forma continua y con horario fijo, respaldada por un equipo. La asistente virtual suele ser una profesional freelance contratada por horas para tareas concretas como agenda o documentación.
¿Atiende una persona o un sistema automático?
Una persona del equipo de recepción de la sede, de lunes a viernes de 08:00 a 20:00, en español y en inglés.
¿Necesito contratar también la dirección?
No. La atención telefónica se puede contratar suelta por 45 euros al mes. La dirección es un servicio independiente que se puede sumar después.
¿Hay permanencia?
No. Las cuotas mensuales de CN no tienen compromiso de permanencia ni cuota de alta.
Prueba con una llamada
La forma más rápida de saber si esto te sirve es pensar cuántas llamadas perdiste la semana pasada y cuánto vale una de ellas. Si la cuenta sale, cuéntanos cómo quieres que atiendan a tus clientes y lo dejamos configurado en un par de días.