Una telesecretaria es un servicio en el que una persona atiende las llamadas de tu empresa con el nombre de tu empresa, filtra lo que no interesa y te pasa el recado de lo que sí. En CN cuesta desde 45 euros al mes sin IVA, con atención de lunes a viernes de 08:00 a 20:00 y hasta 50 llamadas atendidas incluidas.
Lo esencial
- Qué es: una persona real contesta tu teléfono, saluda con el nombre de tu negocio y gestiona la llamada según lo que le hayas indicado.
- Precio: 45 euros al mes sin IVA como servicio suelto, u 85 euros al mes dentro del plan de oficina virtual Mini, que incluye además la dirección y la domiciliación.
- Incluido: hasta 50 llamadas atendidas al mes. A partir de ahí, 0,50 euros por llamada atendida.
- Horario: de lunes a viernes de 08:00 a 20:00, en español y en inglés.
- No es un contestador ni un robot: quien descuelga es una persona del equipo de recepción de la sede.
¿Qué es exactamente una telesecretaria?
Una telesecretaria es una persona que atiende las llamadas de tu empresa desde fuera de tu oficina. Descuelga identificándose con el nombre de tu negocio, no con el suyo, atiende al que llama según las instrucciones que le hayas dado y te traslada la información por el canal que prefieras.
El servicio se conoce también como telesecretariado o secretaría telefónica, y forma parte de lo que un centro de negocios ofrece dentro de la oficina virtual. La idea es sencilla: tu número siempre lo coge alguien, aunque tú estés en una obra, conduciendo, en una consulta o simplemente concentrado en otra cosa.
¿Qué hace y qué no hace una telesecretaria?
| Sí hace | No hace |
|---|---|
| Contestar con el nombre de tu empresa | Vender ni hacer llamadas comerciales salientes |
| Filtrar llamadas comerciales y spam | Resolver consultas técnicas de tu sector |
| Tomar el recado con nombre, teléfono y motivo | Acceder a tus sistemas ni a tu facturación |
| Pasarte la llamada si estás disponible | Sustituir a un departamento de atención al cliente completo |
| Dar información básica que le hayas facilitado | Atender fuera del horario contratado |
La frontera importa. Una telesecretaria resuelve el primer contacto, que es donde se pierde la mayoría de oportunidades, pero no reemplaza a alguien que conozca tu negocio por dentro.
¿Cuánto cuesta una telesecretaria?
En CN hay dos formas de contratarlo, según necesites solo el teléfono o también dirección para tu empresa.
| Modalidad | Qué incluye | Precio al mes |
|---|---|---|
| Atención personalizada de llamadas | Solo el servicio telefónico, sin dirección | 45 € |
| Oficina Virtual Mini | Atención telefónica más dirección comercial, domicilio social y fiscal y recepción de correo | 85 € |
| Chat online atendido | Lo mismo pero para las visitas de tu web | 59 € |
| Llamadas por encima de 50 al mes | Solo se cobran las atendidas | 0,50 € cada una |
Tarifas sin IVA, publicadas en la página de servicio de oficina virtual. Las 50 llamadas incluidas cubren de sobra a la mayoría de autónomos y pymes pequeñas: son unas dos o tres llamadas al día.
Comparado con contratar a alguien
| Opción | Coste mensual aproximado | Cobertura |
|---|---|---|
| Telesecretaria en CN | 45 € | 08:00 a 20:00, de lunes a viernes |
| Persona a media jornada | Salario, seguros sociales, equipo y espacio | Solo su jornada, y sin cobertura en vacaciones ni bajas |
| Contestador automático | Casi cero | Ninguna. El que llama cuelga |
La comparación honesta no es con una persona contratada, porque hacen cosas distintas. Es con la alternativa real de la mayoría de negocios pequeños: que el teléfono suene y no lo coja nadie.
¿Para quién tiene sentido?
- Autónomos que trabajan fuera de una mesa, como instaladores, comerciales, arquitectos o técnicos, y que pierden llamadas mientras están con un cliente.
- Despachos y consultorías pequeñas donde quien atiende el teléfono es la misma persona que factura las horas.
- Equipos en remoto que necesitan un número común y no quieren dar el móvil personal de nadie.
- Empresas de fuera de España que abren mercado aquí y necesitan que alguien atienda en español.
- Negocios estacionales con picos de llamadas concentrados en unas semanas.
No encaja si tus llamadas requieren conocimiento técnico inmediato o si recibes cientos al día. En ese caso la conversación es otra, más cerca de un servicio de atención al cliente dedicado.
Qué pasa cuando nadie coge el teléfono
Merece la pena pararse en esto, porque es el problema real que resuelve el servicio. Cuando alguien llama a una empresa pequeña y no contesta nadie, casi nunca deja un mensaje. Lo normal es colgar y llamar al siguiente de la lista de resultados.
Eso tiene tres consecuencias que se notan en la cuenta de resultados y que rara vez se miden:
- El cliente no vuelve a intentarlo. Quien busca un servicio suele tener tres o cuatro opciones abiertas en el navegador. El primero que descuelga se lleva la conversación.
- No sabes lo que has perdido. Una llamada no atendida no deja rastro, así que la sensación es que el mes ha ido flojo, no que se han escapado seis oportunidades.
- El coste de captación se dispara. Si estás invirtiendo en publicidad para que suene el teléfono, cada llamada perdida es dinero ya gastado que no llega a convertir.
Por eso el servicio no compite con contratar a alguien. Compite con la situación de partida, que es que el teléfono suena en el bolsillo de quien está trabajando y a veces no se puede coger.
Cómo se prepara el guion de atención
La calidad del servicio depende casi por completo de lo bien definido que esté el guion. Estas son las cuatro decisiones que conviene traer pensadas el primer día:
- El saludo. Con qué nombre exacto se descuelga. La denominación comercial suele funcionar mejor que la razón social.
- Qué se puede contar. Horarios, zona de trabajo, si se hacen presupuestos sin compromiso, plazos orientativos. Cuanto más concreto, menos llamadas necesitan devolución.
- Qué se te pasa al momento. Un cliente conocido, una urgencia, una llamada de un proveedor concreto. El resto va a recado.
- Qué se filtra. Las comerciales, las de operadores de telefonía y energía, las de directorios que venden posicionamiento. Esta es la parte que más tiempo devuelve.
El guion se puede cambiar cuando quieras. Lo habitual es afinarlo durante las dos primeras semanas, cuando ya se ve qué tipo de llamadas entran de verdad.
¿Cómo funciona en la práctica?
- Defines el guion. Cómo quieres que se salude, qué información se puede dar y qué llamadas te pasan directamente.
- Desvías tu número al de la sede, o usas directamente el número que te asignamos.
- Recepción atiende en horario de oficina, con el nombre de tu empresa.
- Recibes el recado por el canal que prefieras, con quién llamó, el teléfono y el motivo.
- Ajustas el guion cuando lo necesites, sin cambiar de contrato.
¿Qué diferencia hay con una centralita virtual?
Una centralita virtual es software: enruta llamadas, ofrece menús de opciones y reparte extensiones. Nadie contesta, la máquina distribuye. Una telesecretaria es una persona que descuelga y habla con quien llama.
Se pueden combinar y no compiten entre sí, pero resuelven problemas distintos. Si tu problema es que las llamadas no llegan a la persona correcta dentro de un equipo grande, necesitas una centralita. Si tu problema es que no hay nadie para cogerlas, necesitas una telesecretaria.
La telesecretaria dentro de la oficina virtual
El servicio se puede contratar suelto, pero lo habitual es combinarlo con la dirección. Por 85 euros al mes el plan Mini te da el teléfono atendido y además una dirección profesional para domiciliar tu empresa, con recepción de correspondencia incluida.
Si lo que necesitas es sobre todo la dirección, tienes el detalle en la guía de domiciliación social y de sociedades y en la de cómo funciona una oficina virtual. Y si buscas el servicio en una ciudad concreta, están la oficina virtual en Sevilla, la oficina virtual en Málaga y la domiciliación en Madrid.
Qué preguntar antes de contratar
- ¿Quién contesta? Si es un centro de llamadas externo o el equipo de recepción de una sede real. No es lo mismo.
- ¿Cuántas llamadas entran en la cuota? Y qué pasa a partir de ahí.
- ¿En qué horario? Y si cubren agosto y los puentes.
- ¿En qué idiomas? Si trabajas con clientes extranjeros, esto decide.
- ¿Hay permanencia? Un servicio que funciona no necesita atarte.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una telesecretaria?
Es un servicio en el que una persona externa atiende las llamadas de tu empresa identificándose con el nombre de tu negocio, filtra las que no interesan y te traslada el recado de las que sí. Se conoce también como telesecretariado o secretaría telefónica.
¿Cuánto cuesta el servicio de telesecretaria?
En CN cuesta 45 euros al mes sin IVA como servicio suelto, con hasta 50 llamadas atendidas incluidas. Dentro del plan de oficina virtual Mini, que añade dirección y domiciliación, son 85 euros al mes.
¿Contesta una persona o un robot?
Una persona del equipo de recepción de la sede, en horario de oficina. No es un contestador automático ni un sistema de voz grabada.
¿En qué horario atienden las llamadas?
De lunes a viernes de 08:00 a 20:00, en español y en inglés. Fuera de ese horario las llamadas no se atienden en directo.
¿Qué pasa si recibo más de 50 llamadas al mes?
Se cobran 0,50 euros por cada llamada atendida a partir de la número 50. Solo se facturan las atendidas, no las que entran y se cortan.
¿Puedo contratar la telesecretaria sin la dirección?
Sí. La atención personalizada de llamadas es un servicio independiente de 45 euros al mes y no obliga a contratar domiciliación ni oficina virtual.
Deja de perder llamadas
Si llevas semanas devolviendo llamadas por la noche o descubriendo mensajes de gente que ya contrató a otro, el problema no es tu agenda. Por 45 euros al mes tu teléfono lo coge alguien de 08:00 a 20:00. Cuéntanos cómo quieres que atiendan y lo dejamos configurado.